Základný popis pracovného prostredia sme si už predstavili v predchádzajúcej časti k téme SAP Business Workplace. Dnes si povieme niečo k vytvoreniu a odosielaniu správ.
Pre vytvorenie novej správy klik na ikonu ..
.. a otvorí sa nový režim pre vytvorenie dokumentu a jeho odoslanie.
Súčasne sa tento nový dokument automaticky zaradí do adresára Odoslaná pošta (systém o tom informuje používateľa zobrazením správy v stavovom riadku). Tak ako je to u štandardného e-mailu, treba napísať názov pre dokument (pole Názov) a samozrejme tiež doplniť text samotného dokumentu (správy) a to do časti Obsah dokumentu.
Ku správe môžeme tiež pridať prílohu ..
.. kliknutím na túto ikonu sa otvorí dialógové okno Import súboru prostredníctvom ktorého treba vyhľadať, označiť a vložiť kliknutím na tlačidlo Otvoriť požadovaný súbor (o pridaní prílohy do správy informuje systém používateľa opäť v stavovom riadku). O pridaní prílohy do správy získa používateľ informáciu aj tým, že k pôvodným záložkám správy (Obsah dokumentu, Vlastnosti ) pribudne nová záložka a to Prílohy.
V prípade potreby je možné vložiť do správy aj ďalšie objekty a to cez položku Vloženie v hlavnom menu.
Celkom dôležitá je záložka Vlastnosti (napravo od Obsah dokumentu), kde môže používateľ rozšíriť nastavenie o ďalšie možnosti (napríklad Prioritu správy alebo Dátum expirácie – to v podstate znamená dátum, kedy bude správa automaticky vymazaná a tým sa ohraničí jej informačná hodnota z pohľadu času).
Rovnako dôležité je zadanie príjemcu správy s tým ..
.. , že je možné vybrať typ príjemcu (najpoužívanejšie sú samozrejme SAP meno používateľa alebo externá e-mailová adresa).
K dispozícii je tu aj nastavenie Možnosti odoslania:
Ty si používateľ nastavuje časovo odložené odoslanie správy, alebo cez označenie položky Bez odovzdania príjemca nebude môcť správu poslať na ďalšieho pracovníka.
Kompletne pripravenú správu je potom možné odoslať kliknutím na ikonu..
