Dnes to bude krátky článok, ale nechcem túto tému obísť, tak aspoň niekoľko základných informácií.
Pozrieme sa na jednu zo základných vecí, s ktorou sa stretne prakticky každý používateľ podnikového systému SAP R/3 a to na report. Pre každého kto pracuje v systéme s účtovníctvom, skladovými zásobami, nákupom alebo predajom, skôr či neskôr bude potrebovať zobraziť určité údaje a získať z nich prehľad.
Práve na to slúžia reporty.
Čo je SAP report?
Vo všeobecnosti možno report v systéme SAP chápať ako program, ktorého úlohou je spracovať vybrané údaje a zobraziť ich používateľovi vo forme prehľadu, zoznamu alebo zostavy. Report teda môže napríklad zobrazovať účtovné doklady, stav materiálu na sklade, zoznam otvorených nákupných objednávok alebo zákaziek, faktúry za určité obdobie alebo výsledky hospodárenia spoločnosti. Konkrétny obsah závisí od toho, na aký účel bol report vytvorený.
Reporty môžu byť súčasťou štandardnej funkcionality SAP alebo môžu byť vytvorené na mieru podľa požiadaviek konkrétneho oddelenia. V druhom prípade ide napríklad o vlastné reporty naprogramované v jazyku ABAP, prípadne o prehľady vytvorené pomocou ďalších nástrojov dostupných v systéme.
Ako sa report v SAP spúšťa?
Používateľ sa k reportu najčastejšie dostane prostredníctvom transakcie, ktorá predstavuje spôsob, ako v systéme SAP spustiť konkrétnu funkciu alebo program. Po zadaní príslušného transakčného kódu sa otvorí obrazovka, na ktorej môže používateľ zadať požadované parametre. Pri reportoch ide spravidla o takzvanú výberovú obrazovku.
Na nej si používateľ určí, ktoré údaje chce zobraziť, pritom môže ísť napríklad o:
- časové obdobie, za ktoré sa majú údaje načítať
- číslo materiálu alebo jeho skupinu
- závod alebo sklad
- číslo dodávateľa alebo odberateľa
- stav dokladov alebo iné kritériá
Po zadaní požadovaných hodnôt používateľ report spustí, v klasickom prostredí SAP R/3 často klávesom F8. Systém následne vyhľadá a spracuje údaje podľa zadaných podmienok a zobrazí výsledok (v závislosti od jeho účelu môže ísť o jednoduchý textový zoznam, tabuľku s jednotlivými položkami alebo súhrnný prehľad obsahujúci rôzne hodnoty). Dôležité je pritom vedieť, že možnosti výberu závisia od konkrétneho reportu. Nie každý report umožňuje filtrovať údaje podľa všetkých kritérií, rozsah dostupných parametrov totiž určuje jeho návrh a samotné vytvorenie.
Mení SAP report údaje v systéme?
Štandardným účelom reportu je údaje čítať, následne spracovať a prezentovať, ale určite nie ich meniť. To je veľmi dôležitý rozdiel oproti transakciám, ktoré sú pripravené na vytváranie alebo tiež úpravu obchodných dokladov, napríklad objednávok, materiálových pohybov alebo účtovných zápisov.
Treba však rozlišovať medzi bežným zobrazovacím reportom a programom, ktorý okrem výstupu vykonáva aj ďalšie operácie. Niektoré programy môžu obsahovať funkcie na hromadné spracovanie alebo aktualizáciu údajov. Preto nie je správne predpokladať, že každý program spúšťaný ako report je automaticky úplne bez možnosti zmeny dát.
Export údajov z reportu
Ďalšou praktickou vlastnosťou mnohých SAP reportov je možnosť exportovať zobrazené údaje, napríklad do tabuľkového súboru, ktorý možno následne spracovať v programe Microsoft Excel. Export sa hodí vtedy, keď treba údaje ďalej analyzovať, pripraviť vlastný prehľad, porovnať výsledky alebo ich odovzdať kolegom. Dostupné formáty exportu a spôsob jeho vykonania závisia od konkrétneho reportu a používateľského rozhrania.
Pri exportovaní údajov je treba pamätať na to, že výsledný súbor môže obsahovať citlivé firemné alebo osobné údaje. Preto s ním treba zaobchádzať podľa interných firemných pravidiel, bezpečne ho ukladať a sprístupniť ho iba oprávneným osobám.
SAP report je praktický nástroj na získavanie informácií z podnikového systému. Umožňuje zobraziť údaje podľa zvolených kritérií, vytvárať prehľady a tiež exportovať výsledky na ďalšie spracovanie. Vďaka reportom môže používateľ rýchlo získať potrebné informácie bez toho, aby musel manuálne prechádzať jednotlivé záznamy v systéme.
Zaujal Vás článok? Zvážte možnosť jeho zdieľania na sociálnych sieťach alebo dajte mi vedieť Váš názor resp. pripomienky k tomuto článku a to odoslaním správy cez formulár, alebo priamo na e-mailovú adresu info@saperp.sk.